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Installer une borne d'accueil en libre-service

Mis à jour le 8 octobre 2026

Une tablette à l'entrée, où les participants enregistrent eux-mêmes leur arrivée avec leur billet, leur badge ou leur e-mail.

À quoi ça sert

La borne d'accueil en libre-service est une tablette posée à l'entrée d'un événement en présentiel. Les participants présentent leur billet QR ou leur badge à sa caméra, ou saisissent l'e-mail de leur inscription, et la borne les accueille par leur prénom. Votre équipe d'accueil se consacre à ceux qui ont besoin d'aide.

La borne reprend la marque, la photo de couverture et les polices de votre page, et parle la langue de l'événement. Un participant n'y voit que son propre prénom : la borne n'affiche ni e-mail, ni liste des inscrits, ni nombre d'arrivées.

  1. Ouvrez l'onglet « Inscrits » d'une page en présentiel et cliquez sur « Pointage à l'entrée ». La borne est la dernière section du dialogue, « Borne d'accueil en libre-service ».

  2. Cliquez sur « Activer la borne », lisez les trois points affichés, puis cliquez sur « L'activer ». La section présente alors le lien de la borne avec un bouton « Copier » et, sur un ordinateur, le QR code de ce lien.

  3. Sur la tablette, scannez ce QR code avec l'appareil photo, ou ouvrez le lien copié. La borne s'ouvre sur un écran de préparation, dans la langue de l'événement.

  4. Choisissez la caméra : la caméra avant, face aux participants, est choisie par défaut ; prenez la caméra arrière si la tablette leur tourne le dos. Appuyez ensuite sur « Lancer la borne » : la tablette passe en plein écran, l'écran reste allumé et la caméra s'ouvre.

  5. Verrouillez la tablette sur la borne pour que personne ne puisse en sortir : l'Accès guidé sur iPad (Réglages > Accessibilité, puis appuyez trois fois sur le bouton latéral ou principal), l'épinglage d'application sur Android (Paramètres > Sécurité, puis épinglez le navigateur depuis l'aperçu des applications).

  6. Les participants placent leur billet ou leur badge dans le cadre, ou saisissent leur e-mail et appuient sur « Valider mon arrivée ». La borne affiche « Bienvenue, Amara ! » et est prête pour la personne suivante cinq secondes plus tard, ou dès qu'ils appuient sur « Terminé ».

  7. Si la borne ne retrouve pas un code ou un e-mail, elle affiche « Billet introuvable » ou « E-mail introuvable » et renvoie vers l'accueil. Après un code qui n'est pas un billet, « Saisir mon e-mail » permet de réessayer avec l'e-mail.

Bon à savoir

  • Le message de bienvenue est le même, que le participant soit déjà arrivé ou non. Une deuxième validation garde la première heure d'arrivée, et une personne inscrite à plusieurs dates n'enregistre son arrivée qu'une fois pour tout l'événement, comme à l'entrée.
  • L'e-mail doit être celui de l'inscription (les majuscules ne comptent pas). Une personne qui attend votre validation, ou qui est en liste d'attente, n'est pas encore inscrite : la borne l'envoie à l'accueil.
  • La borne n'inscrit personne sur place. Votre équipe s'en charge depuis l'onglet « Sur place » du scanner ou avec « Ajouter un inscrit » : voir « Scanner les billets à l'entrée ».
  • Le champ e-mail se vide après chaque essai et après 30 secondes sans contact : la personne suivante ne voit jamais l'adresse de la précédente. Rien n'est conservé sur la tablette.
  • Si votre réglage de conservation anonymise les inscrits, ils enregistrent quand même leur arrivée avec leur e-mail, et la borne les accueille sans prénom.
  • Toute personne qui a le lien peut ouvrir la borne. Elle n'enregistre que la personne qui se tient devant elle : gardez le lien pour vos tablettes.
  • « Remplacer le lien » en crée un nouveau et « Désactiver » y met fin. Dans les deux cas, toutes les tablettes sur l'ancien lien se ferment en moins d'une minute. Les deux gestes sont enregistrés dans le journal d'audit.
  • La borne se ferme d'elle-même le lendemain de la dernière date. Elle se ferme aussi si vous dépubliez ou archivez la page, ou si l'événement n'est plus en présentiel.
  • Si la tablette perd la connexion, la borne indique que les arrivées sont en pause et renvoie vers l'accueil. Rien n'est mis de côté pour plus tard.
  • Un navigateur connecté à votre compte ne peut pas lancer la borne : elle vous demande d'abord de vous déconnecter, pour qu'aucun participant ne puisse atteindre votre espace de travail depuis la tablette.
  • Sur iPhone, une page web ne peut pas passer en plein écran : c'est l'Accès guidé qui garde la borne à l'écran.
  • La borne prend l'apparence de la page et n'a aucun réglage propre : modifiez la marque ou la photo de couverture de la page, et la borne suit en moins d'une minute.

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